Voorwaarden – Tolken

Colingua Vertalingen is een vertaal- en tolkbureau gelegen in Brussel en Luik. Onze vertalers en conferentietolken werken volgens de hoogste kwaliteitsnormen.

De hierna vermelde voorwaarden dienen louter ter indicatie. De algemene voorwaarden uit onze offertes en facturen hebben steeds voorrang op onderstaande versie. Deze online voorwaarden zijn echter wel van toepassing als onze voorwaarden, naar aanleiding van een technisch probleem, niet in de offertes van onze klanten verschijnen.

Tolkdiensten – algemene voorwaarden

De partijen

(1) De contracten worden steeds afgesloten tussen de Tolk (Colingua Vertalingen) en de persoon of entiteit die de financiële verantwoordelijkheid draagt voor de Conferentie of het evenement, in het contract « Organisator » genoemd, in tegenstelling tot elke andere persoon die aangesteld zou zijn als tussenpersoon, voor het aanwerven van personeel of het nemen van technische beslissingen verbonden aan de Conferentie of het evenement. De algemene voorwaarden van de Tolk hebben voorrang op deze van de opdrachtgever. Laatstgenoemde ziet af van de toepassing van zijn eigen voorwaarden, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Onderhavige algemene voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht, met uitsluiting van elk ander rechtssysteem. De voorliggende algemene voorwaarden en de prijsofferte waarvan ze deel uitmaken, hebben de waarde van een contract na de schriftelijke bevestiging (meer bepaald via e-mail) van het order door de klant. Het louter bevestigen van het order via e-mail heeft de waarde van een order. De Tolk zal te kennen geven dat hij of zij de bevestiging ontvangen heeft (via e-mail) en zal bevestigen dat hij of zij in staat is om de diensten te leveren.

Vertrouwelijkheid

(2) De conferentietolken van Colingua Vertalingen onthouden zich ervan persoonlijk voordeel te halen uit informatie die voortvloeit uit hun werk tijdens niet-openbare vergaderingen (of evenementen) en zullen de inhoud van de debatten en de bij deze gelegenheid gebruikte documenten strikt vertrouwelijk behandelen. De Tolk heeft evenwel de toelating om in zijn commerciële communicatie, onder meer op zijn website en de sociale netwerken, te vermelden dat hij werkt voor de eindklant, zonder gevoelige content vrij te geven.

Verantwoordelijkheid van de partijen

(3) De voorwaarden voor annulering van een opdracht zijn voorzien in de offerte en zijn door de klant aanvaard. Bij gebreke aan een specifieke clausule betreffende de annulering in de prijsofferte, bedraagt de vergoeding voor de annulering van het order 50 % tussen 30 kalenderdagen en 15 dagen voorafgaand aan het evenement, 90 % indien de annulering gebeurt binnen de 14 kalenderdagen voorafgaand aan het evenement, en 100% indien de annulering gebeurt op de dag zelf van het evenement. Indien, om wat voor reden ook, de Organisator geen beroep kan doen op de diensten van de Tolk op de dagen en volgens de voorwaarden voorzien in het contract/de prijsofferte, heeft de Tolk het recht om het bedrag te vorderen zoals voorzien in de ontbindingsclausule van het contract/de offerte of de terugbetaling te vorderen van alle andere gemaakte kosten (transport of andere) voor de voorbereiding van de dienstverlening waarbij elke voorafgaandelijk ontvangen som in mindering wordt gebracht.

(4) Indien het contract geheel of gedeeltelijk niet ten uitvoer kan worden gebracht omwille van buitengewone omstandigheden (niet-exhaustieve lijst: staking, betoging, laattijdige aankomst van een vliegtuig, van een trein, politieke instabiliteit, militaire acties, uitzonderlijke verkeersomstandigheden, terroristische dreiging, slechte klimatologische omstandigheden, enz.), dan behoudt de Tolk het recht op de in het contract voorziene vergoeding en terugbetaling van de gemaakte kosten. Indien de Tolk in de onmogelijkheid verkeert om zijn deel van de overeenkomst na te komen, dient hij hiervan de organisator zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.

(5) De Organisator zal bewerkstelligen dat de Tolk ten minste twee weken voor de conferentie of het evenement voldoende documenten ontvangt om de genoemde conferentie (of evenement) te kunnen voorbereiden. Er wordt eveneens een gedetailleerde dagorde, de namen van de deelnemers, de toespraken indien die reeds in het bezit zijn van de Organisator en alle andere informatie die de Tolk van dienst kan zijn, bezorgd.

(6) De Organisator zal de Tolk informeren per telefoon (en deze oproep bevestigen via e-mail) over elke wijziging aan de dagorde zodat de Tolk de haalbaarheid van een eventuele wijziging in het tolkenteam kan bevestigen (beschikbaarheid enz.) en zodat de eventuele meerkosten kunnen worden voorzien.
Indien de Tolk is moeten overgaan tot de huur van tolkapparatuur of geluidsapparatuur, zal de klant verantwoordelijk zijn voor de verdeling en inzameling van ontvangtoestellen en hoofdtelefoons (behoudens anders bepaald in de prijsofferte). Het verloren/beschadigde materiaal zal aan de klant gefactureerd worden aan de kostprijs (bijvoorbeeld: € 270 excl. btw voor ontvangtoestellen/hoofdtelefoons, € 350 voor de ontvangtoestellen/hoofdtelefoons van InfoPort-koffers).

Betaling

(7) De honorariumnota’s van de Tolk zullen betaald worden via bankoverschrijving binnen de 30 dagen na factuurdatum of op de vervaldag zoals vermeld op de factuur. Elke factuur kan van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling met 15% vermeerderd worden als boete voor laattijdige betaling. Deze vermeerdering blijft van toepassing in geval van toekenning van uitstel van betaling. In geval van niet-betaling van de factuur of de kostennota van de Tolk, is de bevoegde rechtbank die van het domicilie van de Tolk.

Toespraken

(8) Aan de sprekers wordt gevraagd hun presentaties niet af te lezen. Indien dit onmogelijk blijkt te zijn, zal de Organisator hen te kennen geven dat de leessnelheid 100 woorden per minuut NIET mag overschrijden (3 minuten voor een A4-pagina met dubbele interlinie). De Tolk moet minstens een dag voor de Conferentie (of het evenement) de teksten krijgen die hierbij zullen gelezen worden.

Wat de tolkprestaties betreft

(9) De duur van een werkdag wordt vastgelegd in de prijsofferte. De klant aanvaardt de betaling van overuren (aan het uurtarief zoals voorzien in de offerte) indien het programma uitloopt. Bij gebreke aan een dergelijke vermelding in de prijsofferte zal het uurtarief € 75 excl. btw bedragen per tolk en per technicus.

Enkel de tolken mogen de kanalen gebruiken voorbehouden voor de tolkprestatie.

De tolken vertalen enkel mondelinge toespraken. Elke tolkprestatie in het kader van sociale ontmoetingen (pauzes, maaltijden enz.) vergt een voorafgaand akkoord en wordt in het contract vermeld.

Opnames en later gebruik

(10) De prestatie betreffende het conferentietolken, verbindingstolken of consecutief tolken wordt gerealiseerd voor direct en onmiddellijk gebruik door de deelnemers. Er kan geen enkele opname van de tolkprestatie gemaakt worden door de deelnemers van de conferentie (of het evenement) of door om het even welke andere persoon zonder voorafgaandelijk akkoord van de Tolk. Ieder gebruik van het werk van de Tolk met andere doeleinden dan die voorzien in het contract (zoals de opname voor de opmaak van een verslag van de vergadering of voor een uitzending op televisie, radio of internet) is onderworpen aan de wet op de intellectuele eigendomsrechten en vereist het voorafgaandelijk akkoord van de Tolk waarbij eveneens op voorhand een vergoeding wordt vastgelegd.

Tolken van films – video’s

(11) Dit is enkel mogelijk indien de Tolk de mogelijkheid heeft gehad om zich degelijk voor te bereiden (door het script in te studeren en de film te bekijken) en indien het spreektempo van de personen in de video niet te hoog ligt en de klank rechtstreeks wordt gestuurd naar de hoofdtelefoon van de tolken.

Rechtspraak

(12) Elke aan dit contract gerelateerde klacht zal voorgelegd worden aan de rechtbanken bevoegd voor het gebied van het domicilie van de Tolk.